Kreta Mad

Automatisering af processer har sparet 450 timer årligt. Dynamicweb webshop integration med e-conomic.

Udfordring

Kreta Mad oplevede et stigende salg i webshoppen over tid, hvilket både medførte, at flere ordrer fra webshoppen manuelt skulle overføres til e-conomic (for fakturering) og at der ofte var varer der blev bestilt, som ikke var på lager, så virksomheden måtte bruge tid på at kontakte disse kunder for alternative løsninger.

Herudover har der samtidig været et ønske fra specialvarebutikker om nye produkter, og dermed flere leverandører. Introduktion af nye varer medførte både oprettelse i Dynamicweb og e-conomic, ligesom der skulle holdes styr på priser i 2 systemer.

Samtidig skulle kunder, der ikke blev bogført samlet som kontantkunder, manuelt oprettes i e-conomic, hvilket også tog ekstra tid, ligesom den endelige bogføring skulle foretages manuelt i e-conomic.

Det har bl.a. betydet, at virksomhedens arbejdsgange er blevet voldsomt udfordret, og at arbejdsgangene er blevet tilpasset til situationen, så man kunne følge med i væksten. Men det har også betydet, at der ikke har været tid til at optimere hverken arbejdsgangene eller IT Infrastrukturen.

Dynamicweb som løsning

Med udgangspunkt i den øgede ordremængede, alt det manuelle arbejde, bestillinger af produkter der ikke var på lager mere, blev det besluttet at implementere e-conomic’s lagermodul til virksomhedens eksisterende e-conomic løsning, og så lave en integration mellem Dynamicweb og e-conomic.

Integrationen hjælper Kreta Mad med:
• Nye produkter der er oprettet i e-conomic, kommer automatisk over i Dynamicweb med varenummer, beskrivelse og pris, hvor Kreta Mad så kan berige produkterne med billeder og tekster og derefter gøre dem aktive i webshoppen.

• Lagerbeholdningen opdateres løbende fra e-conomic til webshoppen over dagen, og Dynamicweb opsætningen er nu ændret, så varer ikke kan bestilles, hvis de ikke er på lager – i stedet kan kunderne tilmelde sig til at få en notifikation, når varen er på lager igen.

• Ordrer overføres ved et klik fra webshoppen til e-conomic, hvor ordren ligger under ordrer, og herfra kan ordren enten omdannes til en faktura eller overføres til ”Igangværende fakturaer”

• Kreta Mad arbejder med 2 lagre i e-conomic, og varen trækkes automatisk fra det korrekte lager, når ordren bliver bogført som en faktura.

• Når ordren overføres, bliver kunden automatisk oprettet i e-conomic.

E-conomic lagermodul
Lagermodulet har hjulpet Kreta Mad med at sende lagerantal op i webshoppen, så Kreta Mad kunne lukke for ordrer på varer, der ikke er på lager. Derudover bruger Kreta mad også lagermodulet til at bestille varer hos deres leverandører, det vil sige, ringer der en specialvare butik ind og bestiller en vare, der ikke er på lager, kan Kreta Mad nu i systemet se, hvornår den forventes på lager. Når varen ankommer, bogføres bestillingen som modtaget, og lagerbeholdningen i webshoppen opdateres automatisk. Endeligt, vedhæfter Kreta Mad leverandørens faktura til modtagelsen i e-conomics lagermodul, og så kan den konverteres til en leverandør faktura.

Dynamicweb PIM
Ved samme lejlighed blev Dynamicwebs Produkt informations system implementeret. Det skal danne grundlaget for den digitale håndtering af produkterne, og dermed gøre selve produktdata, præsentation af disse og ordrebehandlingen nemmere og forretningsgangene mere flydende.

Smarte funktioner i Dynamicweb PIM sikrer, at samtlige foruddefinerede nødvendige data er til stede, inden et nyt produkt oprettes, og eksisterende produkter med manglende data vises på et Dashboard, så Kreta mad kan gøre noget ved det.. Man kan f.eks. få en oversigt over de produkter, der mangler vægt, billede, godkendelse (hvis der er en der skal godkende, de produkter der bliver lagt op) og stort set alt andet der mangler på et produkt, kan man vælge skal vises.

PIM er også en fordel, når flere produkter der er ret ens skal oprettes eller opdateres. Man kan nemlig få alle disse produkter frem, og så kun vælge at se udvalgte data. F.eks. kan Kreta Mad vælge at se alle deres oliven, og kun selve produktbeskrivelsen, så det er nemt at sammenligne og foretage rettelser.

Kundecenter
Der er samtidig aktiveret et kundecenter i Dynamicweb løsningen, så kunder der er logget ind, vil kunne se deres tidligere ordrer i kundecentret, kunne oprette favoritlister og genbestille varer.

Fragt
I samme periode som projektet blev påbegyndt, begyndte Kreta Mad at forhandle søde appelsiner fra Kreta og avocadoer. Det er varer med lavt dækningsbidrag, der vejer meget, så derfor måtte der laves en avanceret fragtberegner, der både tog højde for omsætning på ordren, vægt og rumfang, der i visse tilfælde har forrang over omsætningen, og med flere forskellige fragtrater, afhængigt af vægt/rumfang. Inden denne løsning, der som udgangspunkt allerede ligger i Dynamicweb fra start, blev implementeret, oplevede Kreta Mad at fragten i nogle tilfælde udgjorde mere end både den almindelige fragt og dækningsbidraget på ordren.

Resultater

Selvom der er sparet mest tid i den almindelige ordrebehandling ved integrationen, så er der også sparet tid ved implementering af lagermodulet, og især PIM, så betyder det samlet, at Kreta Mad estimerer, at den nye løsning, sparer dem i omegnen af 450 timer årligt, udover at løsningen er gjort endnu mere kundevenlig, og at det samtidig har forøget virksomhedens kapacitet til at håndtere den yderligere vækst, der er kommet, siden projektet blev gennemført, indenfor rammerne af de ressourcer, virksomheden allerede har.

Om virksomheden
Kreta Mad er en Dansk virksomhed, som blev startet op i 2017, som en konsekvens af de mange skandaler fødevarestyrelsen afdækkede omkring Ekstra Jomfru Olivenolie. Virksomheden sælger udelukkende græske kvalitets- og delikatesse produkter, fra mindre og nøje udvalgte leverandører, heriblandt en af verdens 10 bedste olivenolier, højphenols olivenolier, samt oliven, vinegars, dressinger, te mv. samt søde appelsiner og avocadoer fra Kreta i vintermånederne.
Kreta Mad
Kunde
Kreta Mad
Lokation
Denmark
Segment
B2C, Distribution
Website
www.kreta-mad.dk
Partner
Flex Media ApS

Lignende cases